Productividad

Guía para usar Notion como un profesional

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Guía para usar Notion como un profesional

Sin duda una de las aplicaciones a las que más vueltas he dado desde hacer ya varios años es Notion. La empezaba a utilizar, luego la dejaba, luego la volvía a usar pero solo para la universidad, hasta que finalmente me quise poner en serio con ella. La razón es simple, como luego veréis, Notion es una aplicación muy potente, pero tienes que saber usarla para poder sacarle todo el potencial y no verla como una aplicación de notas más.

Pero antes de empezar, voy a explicaros un poco cómo se va a estructura el artículo. Antes de entrar en materia, veremos algunas de las aplicaciones de productividad que he usado a lo largo de estos últimos años. Luego vendrá toda la magra del post, con una guía con consejos para sacarle el máximo partido a Notion. Para finalizar, comentaré a que aspecto se han visto relegadas las listas de tareas en mi vida.

Antes que Notion

Bien, voy a empezar hablando de cómo organizaba mis proyectos antes de que utilizara Notion como herramienta principal. Principalmente mi marco de trabajo se basaba en Todoist. Creaba listas de proyectos infinitas donde iba colocando cada una de las cosas que tenía pendiente por hacer. El principal problema de las aplicaciones de listas de tareas, es que se limitan a ser lo que son, sin ofrecer mucha mayor funcionalidad, por lo que si necesitaba tomar notas o algo por estilo, tenía que depender de otras aplicaciones como Notion, aunque por aquel momento no era de mis favoritas.

Por otro lado, si quería almacenar archivos, tenía que recurrir a plataformas como Google Drive, donde se terminaban alojando ficheros e imágenes de todo tipo, muchas veces sin organizar. Por último, otra de las aplicaciones que más usaba era el calendario (el de Apple para ser más exactos), en el que solía seguir la metodología de time blocking. En el apuntaba tanto eventos y reuniones personales, como otras fechas relacionadas con estos mismos proyectos. Al igual que me pasaba con Google Drive, no es buena idea mezclar lo personal con lo "profesional" y esta fue una de las razones fundamentales por las que sustituí todos estos servicios por Notion.

Antes de pasar a hablar más en profundidad de Notion, decir que estas no son las únicas aplicaciones de productividad que utilizo. Hace unos meses redacté un artículo donde os hablaba sobre todas ellas. Os dejo el enlace para que podáis echarles un vistazo.

Sacar el máximo partido a Notion

Vamos a comenzar a hablar ya de lo que a todos nos interesa, sacarle el máximo de provecho posible a Notion. Comenzaré hablando de algo que para mi es fundamental: los dashboard, donde centralizaremos información para poder captar lo importante de solo un vistazo. Seguiremos hablando sobre qué páginas añadir en la barra lateral de la aplicación y cuáles no, para así no tener toda la barra llena de elementos. Por último, pero no menos importante, trataremos el tema de las bases de datos y cómo le podemos sacar mucho más partido.

Dashboard

Un dashboard o tablero no es más que una página donde se centraliza la información más importante que necesitas ver de solo un vistazo. En Notion, yo tengo dos tipos de tableros: el tablero general y los tableros específicos de cada apartado o sección.

Contar con un tablero general no es obligatorio, ni mucho menos, pero te ayuda a orientarte y tener una idea de la situación actual en la que te encuentras tú y tus proyectos. Este dashboard lo divido en tres partes:

  • Los objetivos que tengo para este mes
  • Apartados con páginas de interés
  • Una columna con listas de proyectos o artículos pendientes

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Vamos a comenzar hablando de la primera columna. Lo primero que podemos ver es un widget de Indify donde se muestra una barra de progreso del año y del mes actual. Como luego veréis, clasifico mis objetivos a nivel anual y mensual, por lo que estas dos métricas me parecen fundamentales para un tablero. En Indify no solo encontramos este widget de progreso, sino que tenemos disponibles hasta 8 para poder elegir. Si seguimos hacia abajo, vemos dos secciones con accesos directos a diferentes páginas, una con aspectos relacionados con este nuevo 2021 y otra con proyectos activos, como el TFG, el cual tengo que entregar este año.

En la siguiente columna, la principal, he situado listas de diferentes ideas o artículos para este blog que tengo por hacer. El objetivo de esto es que con un simple vistazo sea capaz de ver todo aquello que tengo pendiente de realizar. Estas listas se pueden configurar utilizando enlaces a bases de datos utilizando una vista designada. Hablaremos de bases de datos más adelante, no os preocupéis.

Para finalizar, en la última columna, tengo dos secciones. La primera, es una de las más importantes de todo el dashboard: mi lista de objetivos mensuales. Por eso te dije al principio que era muy importante para mí saber el progreso del mes en el que estábamos 😉. La segunda es una recopilación de accesos directos a diferentes páginas las cuales visito bastante a menudo (aunque de momento, eso de viajar lo tengo un poco apartado).

Ya os he hablado de el tablero general que tengo donde centralizo diferentes aspectos. Esta página os recomiendo que la pongáis en favoritos y que la bloquéis, ya que rara vez se va a editar. Por otro lado, voy a hablaros de otro tipo de tableros cuya personalización depende más de otros aspectos. Os hablo de los tableros de secciones.

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En este ejemplo, se puede ver el tablero que tengo para mi sección de proyectos personales. Como veis, su diseño depende en gran medida de la sección, pero en este caso, creo que tiene sentido que esté compuesto por los siguientes componentes:

  • Un par de accesos directos a páginas relacionadas con la imagen corporativa y estándares de nombramiento
  • Un listado con los artículos que tengo pendiente de redactar
  • Una galería con los proyectos que no tengo archivados, es decir, que se encuentran en desarrollo o mantenimiento.

No os preocupéis si no sabéis todavía que son las galerías, hablaremos de ellas más en detalle cuando hablemos de bases de datos.

Ni esta es la única forma ni será la más acertada, pero podéis cogerla como base para algunas de vuestras secciones si son similares a la mía. Aquí dependerá más de vuestro ingenio y vuestras necesidades, que serán los encargados de modelar el tablero idóneo para vuestra sección.

Qué añadir en la barra lateral

Este segundo apartado va a ser rápido pero eficaz, y espero que después de leerlo entendáis la idea que yo tengo en mi cabeza sobre cómo usar Notion de una forma mucho más eficiente. La barra lateral deberemos usarla lo mínimo posible. Entonces, ¿cómo nos desplazamos entre las diferentes páginas? Bien, usaremos el Quick find, el cual podremos encontrar en la barra lateral de la aplicación o pulsando cmd+p / ctrl+p. Cuando abráis Quick find, y si tenéis macOS, os daréis cuenta de que tiene un aspecto bastante similar al Spotlight que se despliega con cmd+espacio. Desde este potente buscador podremos hacer búsquedas tanto del título como del contenido de las páginas. Aquí tenéis un ejemplo:

Captura de pantalla 2021-01-28 a las 19.10.36.png

Ahora me preguntarás: "vale, me ha quedado muy claro de que Quick find es muy útil. Pero, ¿qué páginas colocamos en la página lateral?" Bueno, pondremos aquellas que sean lo suficientemente generales como para no poder englobarlas dentro de otra página. Mi consejo es que dentro de cada página que situéis en la barra lateral desarrolléis un dashboard, para ser capaces de encontrar mejor la información dentro de esa sección. Para todo lo demás, intentaremos usar la potente búsqueda para ir más rápidos y ser más productivos.

Bases de datos

Para finalizar, vamos a hablar de uno de los elementos más importantes que creo que existen en Notion, y que si no las estás usando, te estás perdiendo una gran parte de su potencial: las bases de datos. Las bases de datos no son más que elementos donde se pueden agregar nuevas páginas y visualizarlas de diferentes formas a las que denominamos vistas. Tenemos vistas de casi todo tipo:

  • Tabla
  • Tablero Kanban
  • Time line o diagrama de Gantt
  • Calendario
  • Lista simplificada
  • Galería

No obstante, no solo os tenéis que quedar con una vista, sino que para una misma base de datos, se pueden crear varias vistas personalizadas. Además, se pueden añadir filtros, mostrar u ocultar propiedades y ordenar los elementos por la propiedad que queramos.

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Estas bases de datos las podemos utilizar sin ningún problema de forma tradicional, accediendo a ellas desde su respectiva página. Pero hay más maneras de sacarle provecho. ¿Os acordáis cuando estábamos hablando de dashboards que os comenté que tenía listas de proyectos pendientes? Pues bien, eso se puede hacer con el elemento create linked database, que nos permite añadir una vista de una base de datos en otra página con el mismo contenido que la original. Al igual que la base de datos maestra, esta también nos permite modificar las vistas, añadir filtros u ordenar los elementos de diferentes formas.

Uso actual a las listas de tareas

Después de haber casi monopolizado mi productividad con Notion, la utilidad de las listas de tareas es ahora casi marginal. No obstante, las sigo utilizando. La función que tienen ahora en mi vida es organizar mi día, es decir, anotar las tareas que tengo pendientes para hacer el día de hoy. Todas las noches, antes de acostarme, me gusta entrar a Todoist (aunque vale cualquier otra aplicación en la que puedas crear listas) y añadir todo lo que tengo que hacer el día siguiente. Esa lista no es fija y puede variar a lo largo del día siguiente, pero el objetivo es hacerme una idea de lo que tengo que hacer. Por si te interesa, he realizado varias comparaciones entre diferentes aplicaciones de to-do:

Posiblemente este no sea el marco de productividad definitivo (ni si quiera para mi). Me gusta ir probando nuevas tecnologías y nuevas formas de organizar mi día. Eso siempre ha sido así y seguramente siempre lo será. No obstante, creo que a partir de ahora y durante muchos años más, Notion se va a convertir en una herramienta fundamental a la que le sacaré bastante provecho.