Cómo hacer una buena tarjeta para Kanban. Ejemplos

Sólo hay dos cosas complejas en Kanban, establecer un buen WIP y hacer la tarjeta Kanban perfecta. Esta metodología lean que llevo desgranando en mi página web en estas últimas semanas es una de las más sencillas de aprender y de comprender, pero, ¡ay amigo! Que no sabes cómo hacer que tus tarjetas queden perfectas.

Muchas personas dicen que las tarjetas deben contener cuanta más información mejor, porque el conocimiento es poder y cuanto más sepamos de algo mejor podremos actuar. ¡ERROR! La información está bien cuando vas a escribir un libro, cuando vas a exponer una presentación o cuando vas a hablar con tu suegro. Pero en Kanban, la sobre-información en las tarjetas satura.

La clave está en añadir cualquier información que realmente sea relevante y que permita la independencia de todos los miembros. Algunos de estos elementos con la importancia que yo le doy para un proyecto general son:

• Identificador de la tarea. Identifica con un número la tarea de las demás. Suele incluirse de forma automática en muchas aplicaciones de tableros Kanban. Baja relevancia.
• Descripción de la tarea. Es la base de la tarjeta y por lo tanto no debe desaparecer. Alta relevancia.
• Fecha de creación. La fecha de creación indica la fecha en la que se añadió la tarjeta el tablero. Puede ser relevante para detectar tareas que están estancadas. Baja relevancia.
• Fecha de finalización. Muchas tareas tienen una fecha máxima de finalización, por lo que es importante tenerla en cuenta. Media relevancia (no siempre es necesaria).
• Usuario designado. Se trata del usuario que se va a encargar de ejecutar la tarea. Nos permite conocer qué tareas están libres para coger y cuales no. Alta relevancia.
• Tamaño. Hay tareas que son más grandes que otras y más tediosas que otras. Antes que asignar un tamaño a una tarea, prefiero dividirla en tareas más homogéneas. Baja relevancia.
• Prioridad. Hay tareas que son más importantes que otras y que hay que tenerlas listas cuanto antes. Se puede combinar con el de fecha de finalización. Media relevancia.

Que yo haya marcado un elemento como poco importante, no significa que no se deba utilizar. Cada proyecto es un mundo y requiere de información distinta a registrar. Sin embargo, los elementos de alta importancia los mantendría en la mayoría de los casos.

Ejemplos de tarjetas Kanban

Vamos a analizar algunos modelos interesantes de tarjetas Kanban adaptadas a distintos tipos de proyectos.

La primera tarjeta se podría utilizar para escribir contenidos en un blog. Al no ser fundamental entregar el trabajo en una fecha dada, podemos omitir la fecha máxima de finalización. También, como somos varios los que nos encargamos del copy, hay que distinguir quien finalmente hace la tarea. Por último, la prioridad para poder distinguir este artículo de otros que habrá pendientes en la lista de espera.

La siguiente tarjeta a analizar podría estar en el tablero Kanban de un equipo que se encarga de las finanzas en una empresa. He decidido añadir la fecha máxima, porque la entrega del informe tendrá una, así de esta manera podremos medir la prioridad que tiene dicha tarea. La fecha de creación en este caso nos sirve para saber que el se nos pidió a comienzos de años y que por lo tanto no hay que añadir datos de este último.

Notas adhesivas o software de tableros

Esta pregunta ya la respondemos de forma más detallada en esta página sobre Kanban, y es que cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes que explicamos de forma detallada ahí.